Jeg har stadig Kraks kort over København og omegn 2000 stående i min reol – sammen med Kort- og Matrikelstyrelsens færdselskort.

Efterhånden bliver de kun taget frem når diskussionen falder på hvor Husum st. egentlig ligger ifht. Flintholm Metrostation, eller hvis jeg skal forklare nogen hvor Skals er placeret i fht. Bjerringbro.

De bliver i hvert fald sjældent brugt til at finde vej længere.

En lang periode brugte jeg Kraks ruteplan, som  med stor præcision ledte mig fra A til B – enten den korteste eller hurtigste vej (har aldrig rigtig regnet ud hvordan de lavede den algoritme). Ruteplanen blev printet ud, og lagt i håndtasken, og jeg blev ret trænet i at memorere op til 8 punkter, så jeg ikke skulle læse mens jeg kørte. (..”drej til venstre ind på Amager Boulevard kør 500 m, Fortsæt ligeud på Langebro, kør 200 m,..hmhm.. ligeud, ligeud…Hold til venstre ind på Bispeengbuen…).

Og sidste led i kæden er selvfølgelig GPS´en, som med rettidig omhu fortæller mig at jeg skal dreje om 300 m, og det nok er smart at holde til højre nu… love it..! (og gør det knap så pinligt, når der er nogen med i bilen).

Når man planlægger at nå et givet mål, til et givet tidspunkt – er vi i høj grad tilbøjelige til at lægge en ”ruteplan”.

Aktiviteter identificeres, indbyrdes afhængigheder afklares, aktiviteterne estimeres, og vi finder ud hvem der har kompetncerne og tiden til at udføre det – og det store puslespil lægges. Med lidt held kan vi få alle brikkerne til at ligge rigtigt, og måske få forhandlet en acceptabel forsinkelse hjem, når vi finder ud af at vi vil for meget på for kort tid.

Det er en tidskrævende og helt nødvendig proces, hvis vi skal nå det vi har sat os for – og ikke mindst have kommunikeret det til alle biddragsydere.

Som oftest er projektplanen (for det er jo den jeg tænker på) et komplekst dokument, hvor man skal holde tungen lige i munden for at opdatere den, hvis der sker en ændring…. Og det gør der – hele tiden..!

Så er leverancen af paprørene forsinket, eller Anton er blevet syg, eller opgaven kunne ikke løses på den estimerede tid, eller der kom en ændring af kravspecifikationen, eller…. Det sker HELE tiden. Og den stakkels projektleder kæmper en brag kamp for at holde alle trådene, og få dem spundet sammen på ny, så projektplanen passer til virkeligheden, og tager højde for ændringerne.

Dengang jeg kørte efter ruteplaner, skete der indimellem det, at jeg missede en anvisning og fik kørt for langt, eller drejet af for tidligt. Nogengange var den planlagte vej spærret af vejarbejde, eller der var myldretidskø. Og jeg måtte afvige fra (rute)planen. Det gik ikke altid godt – for i min begejstring over ruteplanen, havde jeg tit ikke givet mig selv tid til at få et overblik over geografien, og var så totalt på røven, og kunne ikke finde vej ”tilbage” til planen. Hvilken betød store forsinkelser, og rigtig meget frustration. (indtil jeg lærte altid at tage krak-kortet med i bilen).

Det går jo meget bedre med GPS´en – for kører jeg forkert, eller er vejen spærret – så beregner den bare en ny rute, og jeg kan holde fokus på at køre bil (og ikke at finde vej), og den fortæller mig ovenikøbet om jeg kan forvente en forsinkelse.

Sådan én vil jeg også have til at lave projektplaner..!!

Vi prøver at kompensere, ved ikke at lægge detaljerede planer alt for langt frem, eller ved at finde alternative ”veje” inden vi starter en kompleks opgave, eller forsøge at identificere vejspærringer eller myldretid (risici) – men der er desværre ikke den der hurtige ”beregner ny rute” funktionalitet, hvis der sker noget vi ikke har forudset.

Fra A til B…

Det som vi kan forsøge, er at tænke projektplanerne på samme måde som når vi kører med GPS;

–          At vi accepterer at vi kommer til at afvige fra den planlagte rute

–          At al navigation sker med slutmålet for øje, men det ikke er så vigtigt hvilken vej vi kommer derhen

–          At vi giver os tid til at beregne ny rute, og ikke panisk forsøger at komme tilbage til     den planlagte rute hver gang der sker noget uventet

–          At vi åbner øjnene for de nye muligheder den alternative rute åbner for os

–          At vi koncentrerer os om at køre bil (lede projektet) og ikke på at finde vej

Det gør det ikke mindre svært, eller mindre vigtigt at have styr på alle aktiviteter og kalenderen – men turen bliver måske lidt sjovere, og kommer i højere grad til at handle om at komme i mål.